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如何处理客户投诉

投诉是实现再次销售的机遇

1.永远不与顾客争执
2.服务到底,负责到底
3.巧妙对付难缠顾客
4.对待客户投诉要乐观
5.建立顾客资料档案

一、客户投诉的原因

产生客户投诉的原因会有很多不同,虽然理由千千万,但也大致可以分为:
1、产品问题
因产品在生产、流通及销售等环节中产生的质量问题或破损是客户投诉最为集中的热点,也是专营店中最主要的客户投诉类型。
2、服务问题
因产品在经营或人员在与客户进行沟通之时而产生的对话及行为差异,以及在服务过程中所导致的客户不满而形成的投诉类型。
3、顾客自身原因
由于顾客自身对产品性质(如面料易缩水、掉色等)或服务内容(如促销活动的方法、方式等)产生的误解而导致的客户投诉类型。
以上三种客户投诉类型是我们经常见到的客户投诉种类,有的店员或专营店管理者会因为客户的怒气而惧怕。其实,客户投诉不仅仅是一个我们“故乡云”店危机公关处理能力的表现,同样也是一次提高服务严谨度、对店员和导购教育的一次机会。例如针对第三点投诉原因,有的专营店即在购物小票上标明部分面料产品的洗涤说明,不仅避免了顾客因自身原因而导致的产品损毁,也为自已省即了麻烦。

二、解决投诉5要点

顾客在投诉之初总会带有很大的情绪,因此在语言及行为上会有一些过火的表现。如果此时的解决者与顾客针峰相对,只会让双方的声音越来越大,怕是让购物者成了 看客,专营店变成了戏台。因此,当顾客投诉之初,能够仔细并耐心的听取顾客的申诉,让顾客先将不满适度的发泄出来,缓和顾客的情绪是解决投诉问题的第一 步。在“听”的过程中要注意:将顾客的所有抱怨认真听完;态度认真、诚恳;暂且不发表自己的个人成见;记录顾客申诉的要点。

在听取顾客申诉的同时,解决者应从客户的言谈举指中仔细分析问题的要点,抓住客户投诉的原因与核心的要点问题。而且作为一名终端的投诉解决者,也要清楚“故乡云”对于此类问题的解决方针是什么,自己的职权范围在哪里。因为部分客户所要求的解决结果往往会根据自己的意愿而“狮子开口”或隐含一些威慑的语言,因此解决者不仅要知道投诉者真实的意愿是什么,而且还要在保持店铺利益与职权能力之内进行合理的解决。

“找”,即找出合理的解决方法,对于投诉双方而言都希望能够通过沟通找到相互满意的解决办法。因此,这就需要按照总部提出的系列的问题处理方案进行,能够让投诉解决者在合理的职权范围之内进行自由的组合。在“找”解决方案时如果是在职权范围之内,要考虑“方法是否符合‘故乡云’服务方针”;而在权限之外则要及时上报并对客户加以解释。

听也听了,想也想了,这时就需要解决者将自认为的解决办法告知投诉者。此时,顾客已将大部分的不满情绪发泄出来,需要店方给予明确的答复。这一步是问题解决是否成功的关键,但无论解决者采用何种方法,一定要注意以下三点:
1、如果是店方原因所产生的投诉需要诚挚的表示歉意;
2、解决方案简明扼要的告诉顾客,并用征询的口吻探知客户的反应;
3、对于客户的非份要求有理有据且热情耐心的予以回绝。

“查” 即:检查。在双方对解决方案认可之后,一方面,解决者要检查解决方案中各种应对措施是否执行到位,以避免客户产生更大的不满或二次投诉;另一方面,要对店中产品或人员进行核查,看相同或类似的问题是否依然存在。这也是提高产品认识,加强服务质量的一次检查,是总结与完善的过程。有的时候,产品问题是防不胜防的。但如果将有质量问题的产品售出,顾客发现之后,往往会为顾客带来很多的麻烦。正所谓“1%的失误将会顾客100%的损失”,因此,在区别是生产质量问题还是穿着问题之前,每一位处理者应对产品进行细心的观查,之后找出解决的方法。

三、解决投诉需要注意的细节

有时在进行投诉解决的过程也是一个“斗智斗巧”的过程。不仅要掌握解决方法,也应对过程中的细节问题进行把握:
1、不应在专营店的营销场所内进行投诉解决;
很多顾客在进行投诉之时会带有很强烈的情绪表现,此时如果将投诉解决的场所放在卖场之内就会影响到更多的顾客。因此,需要将投诉者引领到店内的安静处所(如员工休息间),在较小的专营店则可以选择在收银台后的安静角落,尽量不要影响到正在选购的顾客。为避免与顾客产生直接冲突,如果顾客情绪比较激动且问题重大则建议到店外附近的其它场所进行沟通。
2、应有专门的投诉解决人进行投诉客户的接待;
专营店内最好选择固定人员进行客户的投诉处理工作。试想,一个情绪激动的投诉者接二连三的向店员、店长、老板等一系列人进行反复的单个诉说,其结果只能是越来越遭。因此,在每一组值班营业组内选择一个善于沟通、对产品及服务了解详尽的人员做为专门的投诉解决人,不仅分担了其它营业人员的工作压力,还可以使投诉人的投诉得到专业、及时的解决。这个人选可以营业员中筛选或由值班店长担任。
3、店内常备一些特色小礼品作为投诉客户的赠品;
在现场解决完顾客的投 诉之后,为了缓和客户的情绪、也为了增进客户对品牌的好感,可以适时的向顾客赠送一两件特色的小礼品。虽然礼品不一定要贵重,但这种人性化的关怀与体贴却表现了品牌对顾客的关心,也表现了品牌对顾客的尊重。因此,可以在店内常备一些特色的小礼品(可以是店内促销剩余的赠品)。或是留下顾客的联系地址,适时的为顾客寄去一封情感联系卡(或是节庆之日的贺卡),也是可以算是品牌对顾客的特色服务之一。

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